Ob Teamtreffen gelingen, ob sie Ergebnisse produzieren und die Teilnehmer motivieren, oder ob sie eher ein qualvolles Absitzen bedeuten, hängt in hohem Maß an der Moderation. In einem Workshop von „über Zaun und Grenze“, dem Netzwerk für Nachbarschafts- und Flüchtlingshilfen des Freiwilligenzentrums „mach mit!“ der Caritas, referierte Frau Brigitte Schreima (Mediatorin) darüber, wie Sitzungen in Vereinen und Initiativen gut vorbereitet sowie zielorientiert und abwechslungsreich gestaltet werden.
Nur wenn Sitzungen gut moderiert werden, produzieren die Teilnehmer erfolgreiche Ergebnisse. Doch wie gelingt das? 15 Bürger*innen waren zum Workshop „Leiten ohne Leiden“ gekommen, um sich Tipps zu holen, wie sie ihre Moderationsmethoden sinnvoll erweitern können.
Phasen beachten
Planung, Agenda aufstellen, Informationen bündeln, Ziele benennen – all diese Punkte der Vorbereitung einer Besprechung bedürfen einer Struktur, die der Moderierende festlegt. Hier gibt es klare Regeln, konkrete Anleitungen, feste Abläufe. In dem Moment, wo Ideen gesammelt, Probleme gelöst und Entscheidungen getroffen werden müssen, ist das Miteinander gefragt. Für diese Arbeitsphasen einer Besprechung gibt es natürlich auch Regeln und einen zeitlichen Rahmen. Diese geben Raum für ein Miteinander, Zeit zum Sammeln von Ideen und setzen viel Kreativität frei. Die Moderation nimmt sich in diesen Phasen zurück und lässt die Teilnehmer gestalten. Abschließend benötigt das Ende einer Besprechung wieder eine Struktur durch die Moderation in Form einer Zusammenfassung, Planung weiterer Schritte und der Feedbackrunde.
Viele praktische Übungen
Wie das Verhalten und Vorgehen der Moderation den Verlauf einer Besprechung lenken und die Sitzungen durch gute Vorbereitung und gezieltes Intervenieren strukturieren zu können und zugleich Raum für Kreativität zu schaffen, braucht es ein abwechslungsreiches Handwerkszeug. Dazu hatte die Referentin im Workshop viele praktische Tipps und diverse Moderations- und Arbeitsmethoden parat, wie sich unterschiedliche Standpunkte und Meinungen von Teilnehmern ermitteln lassen. So musste sich die anwesende Gruppe häufiger im Rollenspiel üben, woraus sich vor allem realistische Stimmungsbarometer abbilden ließen. Um z.B. hitzige Diskussionen zu beenden oder unterschiedliche Meinungen neutral abzubilden, verschafft die Methode „Wortklangbild“ Hilfe, indem sie verschiedenen Emotionen diskussionslos Gehör gibt. Große Wissbegierde entwickelte sich unter den Workshop-Teilnehmenden, als es darum ging, welche Methoden in einer Besprechung alle anwesenden Charaktere gleichberechtigt fordern und einbeziehen. Insbesondere bei offenen Abstimmungen kommen hier zurückhaltende und ruhige Menschen oft zu kurz.
Lösungsmöglichkeiten, wie Diskussionen und Abstimmungen hier zufriedenstellend und zielführend geführt werden können, wurde von der Referentin eindrucksvoll anhand eines Fallbeispiels demonstriert.
Schwierigkeiten der Moderation in ehrenamtlichen Teams
Einleitend gab es mehrmals einen wichtigen Hinweis von der Referentin Schreima: „Die Moderation ist für die Struktur des Ablaufs verantwortlich, aber nicht für den Inhalt. Den füllen alle Teilnehmer gemeinsam.“
Aber was tun, wenn die Moderation Teil des Teams ist und daher auch am positiven Ergebnis eines Treffens großes Interesse hat? Gerade in ehrenamtlich organisierten Gruppen ist dies ja häufig der Fall. Hierzu rät die Referentin, sich selbst und allen anderen Teilnehmern der Besprechung klar zu machen in welcher Rolle sich die Moderation befindet. „Seien Sie ruhig mutig und halten Sie sich als Moderation auch mal raus aus einer Entscheidungsfindung,“ so die Referentin.
Kontaktdaten der Referentin Brigitte Schreima unter www.konflikte-im-wandel.de